Greenwind Studio

Desafortunadamente vivimos en una pequeña ciudad donde la mayoría de los diseñadores, agencias, comunicadores, impresores y el vendedor de aceite para carro de la esquina se rehúsan a compartir lo que han aprendido a lo largo de sus años. No soy el gurú del diseño, pero lo que llevo trabajando independientemente haciéndola de todolo@()! ajem, digo, freelance, creo haber hallado la fórmula básica para poder hacer una buena cotización. Este punto es muy importante ya que en la escuela nos enseñan a diseñar, componer, analizar el colorcito, mandar a imprimir o cómo dibujar manzanas. ¿No es algo ilógico el que no se enseñe cómo componer una cotización y analizar costos? En este post mencionaré los puntos importantes a considerar al momento de hacer una y compartir este conocimiento que he aprendido después de práctica, lágrimas y berrinches.

1. Imagen. Somos diseñadores gráficos y vendemos imagen. Una cotización de un diseñador debe reflejar su oficio y no sólo cobrarlo, porque además de ser un valor agregado, el presentar una cotización en un formato distinto, con una imagen distinta da una muy buena primera impresión y compite con más seguridad al momento de que un empresario tiene 4 ó 10 cotizaciones diferentes sobre la mesa. Déjale las hojas tamaño carta en fondo blanco y con un pie de página a un contador, un agente de seguros o un ingeniero agrónomo. Hay que sobresalir.
2. Tono escrito. Particularmente soy enemigo de las formalidades y del vocabulario inentedible que se pueden llegar a utilizar en documentos como éste: “Por medio del presente presupuesto se dispone de su humilde consideración para establecer un acuerdo comercial que ayude a la proliferación de….” . Las palabras rimbombantes y la falta de claridad escrita hace pensar demasiado al cliente y no sabe de lo que hablamos. Usa vocabulario sencillo, flexible, incluso dale un tono amigable. Una cotización puede ser tomada como malas noticias para el cliente ya que lo ven como un gasto, en vez de una inversión, y el tener un tono en la redacción con un toque diferente ayuda a apapacharlo más y que se sienta más en confianza.
3. Qué es el proyecto. De entrada debemos decirle al cliente lo que estamos cotizando y posiblemente mencionarle algún antecedente de su caso, simplemente a modo de introducción. Estos antecedentes se toman a partir del brief del proyecto y mencionarlo en la cotización ayuda a que el cliente vea que estamos en el mismo canal y que comprendes su necesidad.
4. Cláusulas de servicio: cómo lo haces. Estas cláusulas nos ayudan a proteger nuestro trabajo y el tiempo que le dedicamos al proyecto global. Me refiero a establecer un número de sesiones de cambios del proyecto, número de aplicaciones y propuestas a desarrollar, números, números y más números. Nos sirven para cuantificar nuestro esfuerzo y establecer límites. Por lo general yo ofrezco un máximo de 3 sesiones de cambios, y si se exceden de ahí empiezo a cobrar un porcentaje extra por esa sesión extra y lo facturo aparte. En cuestiones de anticipos, algunos diseñadores manejan un porcentaje de 30% para iniciar labor, un 20% al entregar propuestas y el 50% restante al finalizar el proyecto. Particularmente lo manejo en 50% y 50%, pero ya es cuestión de cada quien.
5. Tiempo de entrega. Necesitamos decirle al cliente cuándo es que vamos a terminar el proyecto y exactamente cuántos días hábiles nos toma generarlo. Ojo, no cuantifiques exactamente el tiempo que te toma hacerlo, agarra de colchón uno o dos días más que te sirven para cualquier imprevisto (siempre los hay). Para esto siempre le aclaro al cliente que de ser posible el proyecto puede ser entregado antes y así generar mayor satisfacción en el proyecto.
6. ¿Cuánto? La parte que asusta de la cotización. Dependiendo del proyecto, es recomendable desglozar cada uno de los conceptos a crear y decir lo que cuesta hacerlo. Muchas personas preguntarán el clásico ¿porqué tanto? en caso de no hacer este desgloce. El costo de un proyecto puede sacarse de varias maneras: por horas de trabajo, por la magnitud de proyecto o por tipo de cliente. Cada una tiene factores cruciales a considerar y que definirán el costo total, pero con el tiempo (cotizando diferentes proyectos), nos vamos haciendo de un archivo de cotizaciones (aceptadas y no aceptadas) que nos ayudan a establecer un costo promedio de un proyecto, o mínimo tomarlo como base del mismo.
7. Condiciones y cancelación de proyecto. Para empezar cualquier proyecto, a todo cliente le reitero 3 cosas necesarias: anticipo, firma de autorización e información obligatoria (puede ser el brief, o en caso de ser página web o folleto, las fotografías y textos necesarios para su uso). Este apartado puede situarse al final de la cotización, una vez establecido todo lo anterior y sirve como recordatorio al cliente. Respecto a la cancelación de proyecto, yo establezco un % sobre el costo total sin devolución de anticipo, ya que si sucede esto con el proyecto ya avanzado, horas de trabajo y esfuerzo ya han sido invertidas en vano.
8. Firma de autorización. Es necesario dedicarle un número a este dato: NO dejes la oficina del cliente sin antes haber obtenido su firma. Su firma avala su conformidad con todo lo que has establecido en el documento y es el SI inminente de su aprobación. Es muy común que el cliente te empieza a encargar cosas y cosas extra que piensa que vienen junto con el servicio, pero prueba de lo contrario está en la cotización inicial y en su autorización ‘firmil’. Además podrás dormir más agusto y le da un toque más profesional a nuestro labor.
9. Cómo localizarte y agradecimiento. Poner tu página web, celular, número 01 800 ó hot line de conveniencia es bueno para el negocio. Al cliente le gusta saber que estás a su disposición y alcance. Finalmente un agradecimiento por su tiempo y preferencia es parte de un gesto amigable y le quita tensión a la lectura, incluso se puede añadir alguna frase o chiste que amenice el rato después de ver números o castigar al cliente por pago tardío (que es viable ponerlo también). Finalmente esto es un negocio y la mayor parte de la gente lo ve como algo frío y calculador. Hay que simular lo contrario a través de detalles como esto.
10. Fecha de vencimiento/vigencia. Como medida de seguridad, pongo una fecha de validación (lo manejo a 15-30 días) a cada cotización en caso de que haya algún cambio económico importante en la moneda, sobretodo cuando cotizo en dólares. El añadir el tipo de cambio al cual se tomará el trabajo es necesario también.

Para finalizar me gustaría dejarles este link donde más o menos establecen precios de diseño, ilustración y otras cosas en México, que también les puede servir como base para cotizar trabajo. Espero que les haya servido este post para todo aquel diseñador que esta empezando y no sabe por dónde. Por mi parte no hay nada que esconder, ya que más que andar con egocentrismos y egoísmos, hay que compartir lo que sabemos. Saludos!